Projekterfolge

Zuerst wurden die Einzelschritte definiert, die aus den Datenschutzvorgaben resultierten, damit diese anschliessend in einer Projektroadmap chronologisch dargestellt werden konnten. Die Abfolge der erforderlichen Einzelschritte wurde im Rahmen von zwei Workshops mit den verantwortlichen Personen des Kunden festgelegt und in zusammenhängenden Clustern gruppiert. Für die Bearbeitung der einzelnen Schritte wurden jeweils Fachpersonen aus der Kundenorganisation beigezogen, die entsprechend den Vorgaben die Umsetzung vornahmen.

Die Aufgabe des elleta Projektleiters war sicherzustellen, dass die Zusammenhänge und die Querverbindungen der Einzelschritte gesamtheitlich aufeinander abgestimmt wurden.

Das Endergebnis war eine durchgängige und integrierte Umsetzung der DSGVO-Vorgaben für die Amtsstelle und deren beaufsichtigte Organisationen.

In der Gemeindeverwaltung wurde ein kompletter IT-Review mit folgenden Schwerpunkten durchgeführt: Analyse IST-Situation, Bewertung der erhobenen Themenbereiche, Ableitung und Priorisierung Massnahmen, Erstellen Umsetzungsvorgehen und -plan.

Um die Prozesse zu optimieren, wurden diese gesammelt und eine sorgfältige Analyse der ausgeführten Tätigkeiten durchgeführt. Danach erfolgte eine Bewertung und Priorisierung mit anschliessender Einführung der optimierten Prozesse.

Ein wesentlicher Arbeitsschritt waren zudem die umfassende Mitarbeiterschulung inklusive der Erstellung von Schulungsunterlagen.

elleta erstelle eine umfassende Studie, die sämtliche Entwicklungen in diesem Bereich auf EU-Ebene und in der Schweiz beleuchtete. Gleichzeitig zu den aktuellen Entwicklungen mussten die betroffenen gesetzlichen Grundlagen sorgfältig analysiert und gewürdigt werden.

Die Studie zeigte klar auf, wo und in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Dabei wurden auch Varianten in Bezug auf die Umsetzbarkeit geprüft und nach den Kriterien der Effizienz geordnet. Das Ergebnis war ein Handlungskatalog mit einer Roadmap, die die Entwicklungen der kommenden Jahre deutlich und übersichtlich aufzeigt, sodass Investitionsprojekte daraus abgeleitet und priorisiert werden können.

elleta übernahm die Qualitätssicherung und die Erstellung von Benutzerprozeduren. Bei dieser Tätigkeit fielen ihr folgende Aufgaben zu:

• Unterstützung des QS-Beauftragten in den Phasen Konzeption und Realisierung durch die Erstellung eines QS-Konzeptes und von Richtlinien
• Übernahme von konkreten Arbeitsaufträgen in der Use Case Abklärung
• Definition Qualitätskonzept und Erstellung QS-Grundraster
• Definition Qualitätsreportings
• Definition Einführungsvorgehen
• Realisierung und Einführung der erarbeiteten QS-Grundlagen
• Durchführung von Informationsveranstaltungen
• Erstellung Schulungskonzept
• Erstellung Erfassungsgrundlagen und Richtlinien zur Sicherstellung der Qualität
• technische und organisatorische Validierungsmöglichkeiten

Als Basis stand die Ablaufanalyse der Abteilungen „Operative Analyse“ und „Strategische Analyse“ im Zentrum der langfristigen Ausrichtung der FIU, inklusive Mengengerüste und Aufwandsschätzungen pro Arbeitsschritt.

Im Fokus waren auch die gesamte Datenflussanalyse sowie die Übersicht über die verarbeiteten Daten bezüglich Herkunft, Verarbeitungstätigkeit, Aufbewahrung und Weitergabe. Das Ergebnis aus den Interviews und Analysetätigkeiten umfasste:

• übersichtliche Darstellung der Kernprozesse
• aktuelle Darstellung der Supportprozesse
• detaillierte Kosten- und Aufwandschätzung
• Konzeptbeschreibung mit möglichen Verbesserungsmassnahmen,
  unabhängig von der eingesetzten IT-Lösung

Eine Bewertung zeigte das Zeit- und Kostenreduktionspotenzial bei den unterschiedlichsten Melde- und Analysetätigkeiten, insbesondere in Hinblick auf eine langfristige Effizienzsteigerung respektive Steigerung der Durchsatzmöglichkeit an operativen Anfragen.