Projekterfolge

Die Bestimmungen der DSGVO wurden mit der aktuellen Situation der Versicherung abgeglichen und daraus die notwendigen Massnahmen abgeleitet.

Anschliessend wurde eine Risikoeinschätzung aus der Sicht der betroffenen Personen vorgenommen und beurteilt, welche der Massnahmen in welcher Reihenfolge umgesetzt werden müssen. Danach erfolgte die schrittweise Umsetzung der Massnahmen in Abstimmung mit dem Kunden.

elleta Aufgabe war die Erarbeitung und Definition einer optimalen IT-Organisation und die entsprechende Abstimmung mit der Geschäftsleitung des Kunden. Es wurden Überlegungen angestellt, wie Personen, die IT-Aufgaben in der bestehenden Organisation ausführen, in die neue Organisation so weit als möglich integriert werden können. Zielsetzung war, bestehendes Wissen so gut als möglich zu erhalten bei gleichzeitiger Verbesserung der IT-Organisation.

Nach Beschlussfassung der Geschäftsleitung erfolgte die schrittweise Überführung der bestehenden Organisation in die neue sowie die Begleitung des IT-Teams in der Anfangsphase.

elleta erstellte eine Inhaltsübersicht mit allen benötigten Kapiteln und Themenbereichen, die für eine umfassende IT-Richtlinie unverzichtbar vorausgesetzt werden mussten. Es wurde jedoch darauf geachtet, dass der Umfang der Richtlinie nicht zu gross wurde. elleta wollte vermeiden, dass die Richtlinie aufgrund ihres Umfanges von den Mitarbeitenden als zu kompliziert empfunden wurde und dadurch keine Beachtung mehr fand.

Anschliessend wurde deren Inhalte im Detail ausgearbeitet und in der Organisation durch Schulung der verschiedenen Mitarbeitergruppen eingeführt.

Die elleta Leistung bestand in der Aufnahme der aktuellen Anforderungen und der Einschätzung, in welche Richtung sich diese Anforderungen zukünftig entwickeln werden.

Auf dieser Grundlage wurde eine Systemkonzeption und Spezifikation erstellt, mit welcher anschliessend eine Marktrecherche durchgeführt wurde. Die Marktrecherche hatte zum Ziel herauszufinden, ob es Systeme gibt, die bereits einen grossen Teil der Anforderungen abdecken und ob deren Entwicklung in die vom Kunden geforderte Richtung geht. Nach Durchführung eines Evaluationsprozesses konnte ein passender Anbieter gefunden werden.

Die Implementierung des neuen ERP erfolgte mit Hilfe von elleta in der Rolle als kundenseitiger Projektleiter.

Damit die neuen Anforderung im Bereich automatischer Datenaustausch erfüllt werden konnten, mussten sämtliche Kernprozesse analysiert und diese im Hinblick auf grösstmögliche Standardisierung, Effizienz und digitale Unterstützung neu definiert werden.

Die neu definierten Prozesse wurden mit den Möglichkeiten, die das vorhandene ERP-System bot, abgeglichen. Einige Prozesse konnten bereits mit den bestehenden Möglichkeiten abgebildet werden, für andere mussten Änderungen im ERP-System vorgenommen werden. elleta erstellte eine Spezifikation der benötigten Prozessänderungen und implementierte diese gemeinsam mit dem ERP-Partner, so dass der automatische Datenaustausch mit den externen Stellen operativ in Betrieb genommen werden konnte und das geforderte Risk Management erfüllte.

elleta implementierte einen systematischen Change- und Releaseprozess, der klar definierte Abläufe hinsichtlich der Anforderungserfassung, der Machbarkeitsprüfung, der Umsetzungsentscheidung, der Entwicklung, dem Testprozess und der operativen Einführung umfasste.

Die Implementierung erforderte eine sorgfältige Einschulung aller involvierter Stakeholder, die ebenfalls durch elleta ausgeführt wurde.

Nach einigen Monaten des operativen Betriebs wurden vereinzelte Anpassungen am Change- und Releaseprozess vorgenommen, sodass eine zusätzliche, praxisgerechte Optimierung in der Organisation erreicht werden konnte. Die Auswirkung dieser Tätigkeiten war überraschend positiv, führte zu reduzierten Kosten, einer höheren Softwarestabilität und einer höheren Umsetzungsgeschwindigkeit.

Der gesamte Testprozess wurde untersucht mit dem Ziel, das Testverfahren in verschiedene Testkategorien einzuteilen. Dabei wurden Schlüsseltestkategorien festgelegt, die verhältnismässig rasch durchgeführt werden konnten und gleichzeitig eine möglichst hohe Aussagekraft über die grundlegende Funktionsfähigkeit der jeweils neuen Softwarereleases hatten.

Nach jedem neuen Softwarerelease wurden nun fortan zuerst die Schlüsseltests durchgeführt, die sehr rasch zu einer hohen Aussagekraft in Bezug auf die Funktionsfähigkeit der Software führten. Umfassende Detailtests, wie sie zuvor ausgeführt worden sind, wurden nur noch bei sehr grossen Funktionsänderungen ausgeführt, sodass der Gesamttestaufwand reduziert werden konnte.

Die Aufgabe der elleta Mitarbeitenden war, wirksame Controllingprozesse zu definieren und einzuführen, die einerseits Fehler möglichst eliminieren und andererseits vorhandene Fehler lückenlos und zeitnah aufdecken sollten.

Dank der profunden Controlling- und Finanzkenntnisse einzelner elleta Mitarbeitenden konnte erfolgreich ein mehrstufiger "end to end" Controllingprozess eingeführt werden, der Fehler eliminierte.

Nach Analyse der Anforderungen und damit verbundenen technischen Dokumenten passte elleta die bestehenden, eigenen Systeme in der Kundeninfrastruktur an und verknüpfte diese mit der zentralen Datenbank. Den Abschluss bildete die Einführung in die neuen verknüpften Systeme innerhalb des Unternehmens. Das Risk Management läuft nun reibungslos.

elleta wurde als Partner ausgewählt, weil elleta nicht nur über die erforderliche rechtliche und technische Fachkompetenz verfügt, sondern auch auf viel praktischen Erfahrungen aufsetzen konnte.

Die Herausforderung bei der Umsetzung der Massnahmen war die Entscheidung für die passende Implementierungsform, sodass jeweils ein guter Kompromiss zwischen Aufwand und Erfüllung der geforderten gesetzlichen Grundlagen gefunden werden konnte. Die Einrichtung regelmässiger Jour fixe Termine, bei denen die wichtigsten Eckwerte der Massnahmenimplementierung besprochen wurden, ermöglichten eine schlanke, aber dennoch wirkungsvolle Umsetzung des Datenschutzgesetzes.

Im ersten Schritt wurden sämtliche Datenquellen und Speicherorte der Dokumente erhoben. Anschliessend folgte die Einführung eines unternehmensweiten Klassifikationssystems, dem alle vorhandenen Dokumententypen zugeordnet werden konnten. Damit die Komplexität reduziert werden konnte, konzentrierte elleta sich in einer ersten Phase auf die Dokumentenklassen mit höherer oder sehr hoher Vertraulichkeit.

Anhand der vorhandenen Verarbeitungs- und Kommunikationsprozesse folgten Überlegungen, welche technischen Funktionen aus dem Microsoft AIP Konzept implementiert werden mussten, damit das Projektziel erreicht werden konnte.

Nach Abschluss der konzeptionellen Überlegungen wurde ein Pilotbetrieb in einer ausgewählten Abteilung aufgenommen. Der Pilotbetrieb brachte weitere, wertvolle Erkenntnisse, welche der eingeführten Funktionen praxistauglich waren und wo nachjustiert werden musste. Nach Abschluss dieses Vorganges folgte das Roll-out auf weitere Abteilungen.

In einem ersten Schritt analysierte und übersetzte elleta die komplexen, technischen Vorgaben der Behörde über die zukünftige Datenübermittlung. Danach konnte der Kunde mit seinen internen Spezialisten überprüfen, welche Angaben und Daten im eigenen System vorhanden waren und welche fehlten.

Zu den grössten Herausforderungen zählten die vorgegebenen Fristen und die länderspezifischen Vorgaben der Finanzmarktaufsicht. Meetings, um die Anpassung an die Systeme voranzutreiben und Unklarheiten zu beseitigen, waren komplex und auch aufgrund der unterschiedlichen Sprachen herausfordernd. Oft existierten die geforderten Daten in den Systemen unseres Kunden nicht, sodass diese nicht in den Systemen ergänzt werden konnten. Teilweise mussten zusätzliche Quellsysteme über Schnittstellen angeschlossen werden, damit die Anforderungen vollständig erfüllt werden konnten.

Die Behörden zeigten wenig Toleranz bei der Erfüllung der Anforderungen, da in der Vergangenheit Versicherungspolicen betrügerisch missbraucht wurden.